Bij veel bedrijven komen zakelijke projecten voor die nog niet af zijn, deze projecten worden aangeduid als onderhanden werk. Dit begrip kom je vooral tegen in de wereld van ondernemen, bouwen en administratie. Het lijkt soms wat technisch, maar het is eigenlijk goed te begrijpen. Veel ondernemers krijgen er vroeg of laat mee te maken. Het gaat om werk en opdrachten waar je al aan begonnen bent, maar die nog niet zijn afgerond. Hoe werkt dit? In dit artikel lees je alles wat je moet weten over onderhanden werk, met eenvoudige voorbeelden uit de praktijk.
Wat betekent onderhanden werk precies?
Onderhanden werk is de naam voor zakelijke projecten of diensten waar je aan werkt, maar die nog niet zijn afgerond.
Je hebt bijvoorbeeld een opdracht gekregen om een huis te bouwen, een website te maken of een groot schilderwerk uit te voeren.
Je bent al begonnen met het werk, maar het is nog niet klaar en de klant heeft nog niet betaald voor het hele project.
Dit soort projecten duurt vaak langer dan één dag of één week; soms zelfs maanden.
Voor administratie is het belangrijk om goed bij te houden hoeveel werk er al is gedaan en hoeveel nog moet gebeuren. Zo weet je precies wat een opdracht waard is tijdens de uitvoering.
Waarom is onderhanden werk belangrijk voor bedrijven?
Voor bedrijven is het bijhouden van onderhanden werk belangrijk, omdat dit invloed heeft op de financiële administratie. Als ondernemer wil je een goed overzicht van je inkomsten en uitgaven.
Wanneer je aan een groot zakelijk project werkt dat nog niet af is, heb je al kosten gemaakt. Denk aan loon, materiaal en huur van spullen.
Deze kosten wil je kunnen verantwoorden tegenover de Belastingdienst en jezelf.
Door onderhanden werk regelmatig in je boekhouding te zetten, krijg je een duidelijk beeld van waar je bedrijf financieel staat.
Dit helpt bij het plannen van nieuwe projecten en het aanvragen van krediet bij een bank.
Voorbeelden uit de praktijk: onderhanden werk bij verschillende branches
Veel sectoren hebben regelmatig met onderhanden werk te maken. Bij bouwbedrijven zie je vaak dat er aan een winkelcentrum of kantoorpand wordt gebouwd. Zo’n gebouw staat soms maanden in de steigers en ondertussen is er al veel werk verzet, maar de oplevering en de betaling volgen pas als alles af is.
Ook in de ICT, bijvoorbeeld bij het bouwen van een complexe software of een app, ben je vaak weken of maanden bezig. Telkens als een deel af is, wordt dat opgeschreven als deels afgerond werk.
Andere voorbeelden zijn schilders, installateurs en hoveniers die voor langere tijd bij een klant werken. Door het onderhanden werk bij te houden, weet de ondernemer exact hoeveel er al is gedaan en wat de waarde daarvan is.
Onderhanden werk en de boekhouding
Het vastleggen van onderhanden werk gaat via de boekhouding van het bedrijf. Je zet alle gemaakte kosten tot aan dat moment bij elkaar op een rijtje. Daar tel je het deel van je werk bij dat al bijna klaar is, maar waarvoor je nog geen factuur mag sturen omdat de opdracht nog niet helemaal af is.
Dit bedrag schrijf je op als ‘werk in uitvoering’.
Als je later het hele project afrondt, stuur je een factuur voor het afgesproken bedrag en haal je het werk uit de administratie.
Het goed bijhouden van lopende projecten is nodig omdat je zo ieder jaar precies weet welke kosten bij welk tijdvak horen. Dit is belangrijk voor de winstberekening en voor de Belastingdienst. Soms moet je ook een deel van het werk tussentijds rapporteren, bijvoorbeeld aan je klant of aan de bank als je een lening hebt. Op deze manier heb je steeds een helder beeld van de voortgang.
Hoe bepaal je de waarde van onderhanden werk?
De waarde van onderhanden werk berekenen is soms lastig, want het project is nog niet klaar. Toch is het belangrijk om een schatting te maken. Je kijkt naar de kosten die je al hebt gemaakt, zoals materiaal, tijd van medewerkers en andere rekeningen. Soms tel je daar een winstdeel bij op voor het deel dat al bijna klaar is.
Stel dat een timmerbedrijf halverwege het jaar bezig is met een groot kantoor, maar het is nog niet af. Ze rekenen uit hoeveel materiaal er is gebruikt, hoeveel uur eraan is gewerkt en wat de overige kosten zijn. Dit bedrag komt in de administratie als werk in uitvoering. Zo weet het bedrijf precies hoeveel geld nog binnen moet komen voor lopende projecten. Dit overzicht is ook belangrijk voor de zakelijke balans op het einde van het jaar.
Veelgestelde vragen over onderhanden werk
-
Wat is precies het verschil tussen onderhanden werk en afgerond werk?
Onderhanden werk is de naam voor projecten die nog niet klaar zijn. Afgerond werk is alle opdrachten of projecten die volledig zijn afgemaakt en waarvoor de klant al heeft betaald. Bij lopende projecten houd je dus tussendoor bij wat er al gedaan is en welke kosten nog openstaan.
-
Waarom moet ik onderhanden werk in mijn administratie zetten?
Ondernemers zetten onderhanden werk in hun administratie omdat je zo een eerlijk overzicht krijgt van de stand van zaken. Je weet wat de waarde is van alles waar je aan werkt en wat voor geld er nog binnen moet komen.
-
Mag ik al winst rekenen bij onderhanden werk?
Het hangt vaak af van het deel van het project dat af is, maar meestal reken je alleen winst over het deel dat al gereed en bijna opgeleverd is. Pas als het hele project is afgerond, mag je de totale winst bij je winst optellen.
-
Hoe bereken ik de waarde van onderhanden werk het beste?
Je berekent de waarde door alle gemaakte kosten bij elkaar op te tellen. Denk aan loon, materiaal en andere uitgaven. Soms mag je daar het deel van de winst bij rekenen dat hoort bij het werk dat bijna klaar is, maar de regels kunnen per bedrijf of branche verschillen.
